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农网改造升级工程文件整理归档总体要求

农网改造升级工程文件整理归档总体要求

 

    1.归档文件质量要求

1.1农网改造升级工程项目归档文件质量应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《〈国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)〉释义》的要求。

1.2 归档文件材料应齐全、完整、准确。

1.3 归档文件材料应以原件和合同正本归档。

1.4 归档文件材料应字迹清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。字迹应符合耐久性要求,不能用易腿色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)和打印材料(易退色染料)书写、印制。

1.5 各种原材料及构件出厂证明、质保书、出厂验报告、复报告要齐全、完整证明材料字迹清楚、内容规范、数准确水泥、钢材等主要原材料的使用都应编制跟踪台帐,说明在工程项目中的使用场合、位置,使其具有可追溯性。

1.6 录音、录像文件应保证载体的有效性、内容的系统性和整理的科学性。

2. 项目文件编制要求

2.1项目文件格式、表格必须符合规范要求,形式应统一。各项记录填写必须真实可靠、字迹清楚,数据填写详细、准确,不得漏项,没有内容的项目要划掉。

2.2设计变更、施工质量处理、缺陷处理报告等,应有闭环交代的详细记录(包括调查报告,分析、处理意见、处理结论及消缺经历、复检意见与结论等)。

2.3项目文件的纸张大小一般为A4幅面,装订边为2.5厘米,小于A4幅面纸的应粘贴在A4纸上。

2.4 归档的电子文件应包括相应的背景信息和元数据,并采用《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)要求的格式。

2.5竣工文件编制要求

2.5.1项目施工及调试完成后,施工、监理单位应及时编制项目竣工文件。竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核。

2.5.2根据项目文件归档范围及实际情况,进一步收集所缺少的重要文件;文件数量未满足合同或协议规定份数的,应按要求复制补齐。

2.5.3对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实,并按要求修改或补充标注到相应的文件上。

2.5.4项目文件不得使用不耐久字迹材料,凡因不可控制原因造成的易褪色材料(复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久或长期保存的文件,应附一份复印件。

2.5.5竣工图的编制要求

(一)凡新建、扩建、改建的建设项目,在项目竣工后都应编制竣工图。

(二)竣工图的编制工作由项目建设管理单位负责组织协调。

(三)竣工图编制单位依据设计变更通知单、工程联络单、设计更改等有关文件以及现场施工验收记录、调试记录等制作全套竣工图。

(四)竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致;编制应规范、修改要到位,真实反映工程验收时的实际情况,字迹清晰,整洁。竣工图的批准人、校核人、编制人员应在竣工图上签字,不得由他人代签、不得用名章代替签名、不得用打印代替签名。竣工图图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。

(五)竣工图均应编制竣工图总说明。对有修改内容的竣工图卷册,还应编制分册说明,其内容应包括修改原因、修改内容及提供文件材料的单位等。

(六)按施工图施工没有变动的图纸,由设计单位在施工图上加盖竣工图章,并在蓝图目录上签署竣工图的编制日期。竣工图图章样式及尺寸见图1。

 

 

 


80



竣工图



(编制单位名称)



图1设计院加盖的竣工图图章样式及尺寸(单位mm)

(七)竣工图目录应重新编制,图标栏施工阶段改为竣工阶段,并由竣工图批准人、校核人、编制人签字,签署竣工图的编制日期,由施工单位和监理单位审核无误后,加盖竣工图章。竣工图图章样式及尺寸见图2

编制单位



7

竣工图


13

施工单位



10

技术负责人


审核日期



10

监理单位



10

监理人


审核日期



10


20


20


20

20


图2 施工、监理单位加盖的竣工图章样式及尺寸(单位:mm)

(八)建设过程中发生修改的施工图由设计院重新编制竣工图,其图标栏中的设计阶段应由施工阶段改为竣工阶段。图纸编号按原施工图图号,其中设计阶段代字“S”改为“Z“,由批准人、校核人、编制人在图标栏上签字,签署竣工图的编制日期。竣工图编制单位不需要加盖竣工图图章,由施工单位、监理单位审核无误后加盖竣工图章并签认。施工和监理单位加盖的竣工图章样式见图2。

竣工图章的内容应填写齐全、清楚,不得代签。

(九)发生设计变更的施工图,由施工单位按照设计变更通知单、工程联系单等对施工图进行修改,编制3套竣工草图,加盖竣工草图图章(见图3),将现场情况如实反映到图纸上,经施工、监理单位盖章签字后,一套移交设计单位编制竣工图,一套在工程投运前交现场使用,另一套由施工单位自行存档。施工单位同时编制竣工草图移交清单,提交监理、设计单位审核、签字后,向建设管理单位移交。

编制单位



7

竣工草图


13

编制人

技术负责人

编制日期


10





10

监理单位名称

监理人


10




10


25


25


30


图3施工、监理单位加盖的竣工草图图章样式及尺寸(单位:mm)

3.项目文件整理要求

3.1项目文件整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GBT11822-2008)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)、《〈国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)〉释》、《国家电网公司供电企业档案分类表(6~9大类)》的要求。

3.2农网改造升级工程项目文件整理由形成单位(部门)负责。

    3.3项目文件的组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续齐全,符合档案管理的要求。

3.3.1项目文件应依照各专业工程项目文件归档范围及分类导则进行分类和组卷。组卷时根据文件材料的多少,一个类目号下组成若干卷,也可根据实际情况适当合卷处理。

3.3.2卷内文件的排列

3.3.2.1项目前期管理、项目竣工验收阶段形成的文件按问题、时间或重要程度排列一般应批复在前,请示在后;正件在前,附件在后印件在前,定稿在后;文字材料在前,图样在后。

3.3.2.2施工过程中,凡是需要向监理报审的报审表在前,报审件附后;钢材、水泥等主要原材料种类质量证明文件按钢材、水泥等主要原材料跟踪台帐、原材料进场报审表、出场质量证明文件、复试报告、数量清单顺序排列 。

3.3.2.3其它施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

3.3.2.4设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

3.3.2.5竣工图按专业、图号排列。

3.4案卷编目

3.4.1卷内文件页号编写

卷内文件按件编写页号,各件之间不连续编写页号;页号编写位置,单面书写文件在右下角;双面书写文件,正面在右下角,背面在左下角;图样的页号编写在右下角,或标题栏右上方;装订成册文件,不必重新编写页号。图纸目录按一件编页号、图纸一张为一件编页号、说明书一册为一件;档案系统打印的卷内目录、备考表不编写页号。

3.4.2 案卷封面和脊背的编制

--案卷题名,应简明、准确地揭示卷内文件内容。一般由项目名称、卷内文件主要内容和文种三部分组成:如《220千伏××变电站新建工程钢筋砂石材料质量证明书、出厂检验报告及复试报告》、《220千伏××变电站新建工程消防工程安装、调试记录及报审表》。项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符;归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

--立卷单位,应填写负责组卷部门或单位。

--起至日期,应填写案卷内文件形成的最早和最晚日期。

--保管期限,应填写组卷时划定的保管期限。

--密级,应依据保密规定填写卷内文件的最高密级 。

--档号,由全宗号、目录号、分类号、案卷号组成。

案卷脊背编制,填写保管期限、档号和案卷题名。

3.4.3 卷内目录编制

--序号,应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件排列顺序。

--文件编号,应填写文件文号或图样的图号。

--责任责,应填写文件形成者或第一责任者。

--文件题名,应填写文件标题全称。

--日期,应填写文件形成日期。

--页数,应填写每件文件的总页数。

--备注,可根据实际填写需注明的情况。

案卷信息和卷内信息录入至国家电网档案信息管理平台,并进行卷内目录、备考表、案卷目录、案卷封面、背脊的打印。

3.4.4 卷内备考表编制

--卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程需要说明的问题。

--立卷人,应由立卷责任者签名。

--立卷日期,应填写完成立卷的时间。

--检查人,应由案卷质量审核者签名。

--检查日期,应填写案卷质量审核的时间。

--互见号,应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明载体类型。

3.4.5 案卷装订要求

文件材料采用单份文件装订,图纸不装订。每份文件应在首页右上方加盖档号章。档号章内容有:档号、序号。档号章样式见图4


35


15


档    号

序  号

10




10

图4档号章样式及尺寸(单位:mm)

竣工图的图纸目录及每一张图纸都应加盖档号章并填写档

号、序号。

3.5电子文件整理时应写明电子文件的载体类型、设备环境特征;载体上应贴有标签,标签上应注明载体序号、档号、保管期限、密级、存日期等;载体应是只读型。

3.6 声像材料的整理

声像材料整理时应附文字说明,对事由、时间、地点、人物、背景、作者等内容进行著录,并同时移交电子文件。

3.7项目档案分类编目

    项目档案分类编目方法见各专业工程项目文件整理归档方法。

4. 项目文件的归档审查及移交

    4.1归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工和竣工验收的全过程,真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。

4.2施工单位完成项目施工文件(含竣工图)案卷整理后,经监理单位对文件的完整、正确情况和案卷质量进行审查后向建设单位工程管理部门移交。监理单位完成的项目监理文件整理后,向建设单位工程管理部门移交。移交时由施工、监理单位分别填写农网改造升级工程归档移交清单(见表1)、档案移交(接收)登记簿(见表2),交接双方签字确认。

建设单位工程管理部门负责将整理、汇总完毕的全部项目档案,向建设单位档案室移交。移交时填写农网改造升级工程档案移交清单(见表3),档案移交(接收)登记簿(见表2)、全引目录(表4),交接双方签字确认。

4.3纸质档案移交同时应通过档案信息管理系统移交电子目录和电子文件;设计院的CAD竣工图应转换成图像文件或版式文件格式通过档案信息管理系统进行移交。

4.4项目档案移交要在工程投运后1个月内完成。


表1:

 

农网改造升级工程归档移交清单

 

移交项目

2010年XXX变电站工程

移交种类和数量

移交XXX工程档案X套 共   卷。照片   卷,  张;光盘   张

有关说明

XXX工程档案已全部录入公司档案信息管理平台。

附:XXX工程档案移交(接收)登记簿。

交接签字

移交单位:                        接收单位:(工程管理部门)

移交单位负责人:                  接收部门负责人:

移交人:                          接收人:

移交日期:                        接收日期:

 

    填写说明:此表由施工、监理等单位填写,附工程档案移交(接收)登记簿,交接双方确认后签字。                  



表2

  档案移交(接收)登记簿  


工程名称: 



案卷序号

   

所属

年度

   

(接收)

   

    (接收)

    

案卷数量

保管期限

备注

































































移交人:                                                                       接收人:


表3

农网改造升级工程档案移交清单

 

移交项目

2010年XXX变电站工程

移交种类和数量

移交XXX工程档案X套共   卷。照片   卷, 张,光盘  张。

有关说明

XXX工程档案已全部录入公司档案信息管理平台。

附:XXX工程档案移交(接收)登记簿XXX工程档案全引目录

移交签字

移交部门:XXX供电公司(工程管理部门)    接收部门:XXX供电公司档案室

移交部门负责人:                         档案室负责人:

移交人:                                 接收人:

移交日期:                               接收日期:

 

    填写说明:此表由工程管理部门填写,附工程全部档案移交(接收)登记簿、全引目录,交接双方确认后签字。


表4














全 宗 号:

1000



目 录 号:

001100








全 引 目 录












工程名称:

XXX升级改造工程)



全宗名称:

(全宗单位)



















       





档号

归档日期

每卷

立卷单位

起止日期

保管

期限

库位号

文字

图纸









案卷题名


文件编号

责任者

   

日期

页数

备注