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建软科技再次签约海南海控公司 建设项目管理信息系统二期

  2018年1月中旬,广州建软科技股份有限公司与海南海控水利建设有限公司(简称海南海控)成功续签建设项目管理信息系统二期项目。本期项目将着力打造建设工程档案管理系统,实现档案管理的标准化和规范化,进一步提高档案的利用和共享水平,降低管理成本,加强整体管控,专业化档案管理系统的建设具有极其重要的意义。

  为了实现档案方便有效管理这一目标,在公司范围内建设集中统一的档案管理平台与集中统一的档案信息资源共享平台,实现工程项目管理系统与档案管理系统的有效集成,制定统一的档案管理标准规范,在保证信息安全的前提下,提高档案的利用率与使用价值。

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  个人信息:用于用户维护和查询自己的档案系统账户的基本信息,包括姓名、联系方式、角色信息等。

  个人收藏:用户使用档案系统进行检索时,可以将检索结果加入个人收藏,便于下次能从个人收藏快速查看该档案信息。

  订阅设置:用于根据档案分类以及档案的关键词订阅档案,已经添加订阅的档案信息会自动推送只订阅信息查看栏

  订阅查询:用于查询通过订阅设置推送的订阅信息。

  档案借阅:用于填写档案借阅单据和发起档案借阅流程,对借出的档案进行相关信息的登记,如借出档案的档号、题名、借阅人、借出时间等信息。

  档案归还:用于填写档案归还单据和发起档案归还流程,对归还的档案进行相关信息的登记,如归还档案的档号、题名、借阅人、归还时间等信息。

  档案移交:用于下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实体与原文及检索目录向上级移交。移交单位填写档案移交单据并发送移交相关流程,上级单位通过处理流程完成档案移交审批。

  档案销毁:在档案管理系统中,档案销毁管理模块实现档案的销毁情况的登记和管理。在档案著录模块中可以进行手动或自动的鉴定,对到期的档案进行销毁处理,将档案条目转入档案销毁库进行管理。档案鉴定销毁过程,可以结合工作流引擎实现档案鉴定销毁的流程控制

  文件收集整理:档案部门的档案管理人员对本部门及其他单位的文件进行登记,即对文件登记记录的增、删、改操作。对于经由工程系统中的文件,不再需要著录操作,对于外来文及其他非工程系统并且不在业务系统中的文件,需要进行手工著录,以及原文的扫描和原文挂接等操作

  文件扫码:通过扫码功能,系统可将本地存储的TIFF、JPEG 、PDF等文件打开,或连接扫描仪对纸质文件进行扫描,并可通过OCR识别功能,将信息抽取出来,并将其自动携带至对应字段处完成目录信息著录,从而提高数据录入的效率。

  文件归档:在文件归档过程中,用户可以按问题、机构、保管期限等角度进行归类生成临时库,在临时库中可以进行人工干预,将不需要归档的信息移除,并可进行手工的调整,如案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等信息。经用户调整后可以将临时库正式移到档案正式库里,在正式库里也可对归档信息进行再调整。经过文件归档,档案的绝大部分信息都已自动生成,包括档案所需的各个流水号、档号以及其它可以自动生成的信息。

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  档案著录:

  档案著录是档案信息的输入及维护模块,实现档案的登记、修改、查询、电子文件的挂接等功能。档案著录功能是根据“档案模版定义”中定义的档案门类结构输入档案数据。

  档案鉴定:

  支持各门类档案的鉴定任务,包括对档案密级变更、保管期限变更、保管期限到期提醒、档案续存、销毁、移交工作等进行管理,根据档案管理人员的书面鉴定报告,通过直接修改密级、保管期限等著录字段,执行销毁、移交功能,完成档案鉴定处置任务

  索引管理:

  用于对全文索引库和目录索引库进行管理。包含创建、删除、优化和重建索引功能

  关键词检索:

  是一种导航式的数据检索方式,它能够更好的导引用户快速找到自己需要的数据。关键词检索是基于用户单位对档案的整个分类体系的,可以实现搜索分布在不同单位,不同项目下的不同分类的档案资料。档案查询用户可以将自己感兴趣的档案条目信息放入“个人收藏”,待日后进行浏览。

  全文检索:

  类似Google、百度的检索模式,可对各种格式的文档、数据库等异质海量信息实现统一检索,提供关联检索、容错检索、信息摘要、逐层检索功能。支持全文检索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等

  档案编研:

  档案编研模块是以档案馆馆藏档案文献为主要对象,以主动提供或报道档案信息内容,满足利用为主要目的,在深入研究档案内容的基础上,按专题对档案文件进行收集、筛选、加工,使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。档案编研结合全文检索可以实现在线编研的功能,及通过全文检索搜索编研素材,然后将素材复制粘贴到系统提供的静态网页编辑器,经过修改、完善、排版后形成最终的可发布专题资料。

  档案统计:

  在档案管理系统中,档案统计模块实现对系统中的档案信息的数量统计,实现对已经著录进档案管理系统的档案室藏资源统计,可以跨全宗、档案门类统计。

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  海南海控水利建设有限公司是海南省委省政府为建立省大中型水利水电工程建设投融资平台而成立的项目法人单位,系省国资委成立后按法人治理结构组建的第一家省属全资国有有限公司。

  海南海控成立以来,积极拓宽发展思路,充分利用国有企业优势和运用市场化手段,以推动大型水利工程建设和整合省内重点水务水电资产资源为抓手,不断加大企业整合重组和规范经营力度。逐步发展成为了全省大中型水利工程投资、建设与运营主体,先后获得 “海南省企业信用等级AAA级”、“海南省‘十一五’发展成就奖”、“海南省优秀企业”、“海南省安全生产先进单位”、“全国模范劳动关系和谐企业”等系列荣誉称号。